Digitale Messen: Die 6 Must-haves für Aussteller

Digitale Messen Die 6 Must-haves für Aussteller
Die Digitalisierung der Messen ist unaufhaltsam. Den Ausstellern kommt das auf vielen Ebenen zugute
Foto: sdecoret / AdobeStock

Die Digitalisierung macht auch vor den großen Messehallen nicht Halt. Viele Gesellschaften erklären die Transformation zur Chefsache. Von den neuen Standards profitieren vor allem die Aussteller.

Beinahe jede Messe beschäftigt mittlerweile eine/n Digitalisierungsbeauftragte/n, entwickelt eigene Apps für ihre Veranstaltungen, organisiert das Ticketing papierlos und navigiert Besucherströme mittels Digital-Displays übers Gelände. Doch nicht nur Messebesucher profitieren von den Möglichkeiten der Digitalisierung. Gerade Aussteller haben berechtigterweise hohe Erwartungen an die digitalen Services von Veranstaltern und Messegesellschaften. Denn von der gebotenen Infrastruktur hängen nicht zuletzt Qualität und Erfolg ihres Messeauftritts ab. Welche digitalen Lösungen für Aussteller nützlich sind und schon bald zum Messestandard gehören werden, zeigt unser Überblick.

Netzausbau: Datenübertragung in Höchstgeschwindigkeit

Naheliegend, aber auch im durchdigitalisierten Zeitalter noch immer nicht selbstverständlich: Eine stabile, leistungsstarke WLAN-Verbindung ist das A und O eines erfolgreichen Messeauftritts. Ohne schnelle Datenübertragung geht heute nichts mehr am Messestand – ob nun digitale Infoscreens, virtuelle Produktpräsentationen oder digitale Kontakterfassung per App. Aber Aussteller dürfen noch mehr erwarten: Einige Messegesellschaften verfolgen inzwischen ambitionierte Ziele bei der Hochgeschwindigkeitsdatenüberragung. 5G heißt der neue Mobilfunkstandard, der den Ausstellern Produktpräsentationen in ganz neuen Dimensionen ermöglichen soll. Denn mittels 5G lassen sich komplexe technische Anwendungen wie autonome Verkehrssysteme oder auf künstliche Intelligenz basierende Maschinen vorführen sowie ruckelfreie VR- und AR-Anwendungen realisieren. Damit einher geht auch ein weiterer Vorteil für Aussteller: Der logistische Aufwand für den An- und Abtransport großer Maschinen oder Fuhrparks, teils um den halben Globus, kann eingespart werden – und das ohne Abstriche für den Messebesucher.

Tracking: Messebesuchern auf der Spur

Warum und wie lange Messebesucher an einem Stand verweilen oder aber ihn gar nicht erst betreten, bleibt für Aussteller meist spekulativ. Gewissermaßen Einblick in die Köpfe der Besucher und ihre Beweggründe könnten Datenerhebungen mittels digitalem Besucher-Tracking liefern. Auf freiwilliger Basis und mittels eines Chips, der beim Betreten des Geländes aktiviert wird, erstellt die Technologie Bewegungsprofile der Messegäste. Daraus lassen sich aufschlussreiche Daten ableiten: Wer genau war wie lange am Stand? Wurde ein ausführliches Gespräch mit Vertriebsmitarbeitern geführt? Welche Exponate wurden ausgiebig betrachtet? Aus diesen Erkenntnissen lassen sich für die Aussteller wichtige strategische Entscheidungen ableiten: Steht der Messestand am richtigen Platz? Welche Ausstellungsstücke sind für die Präsentation relevant, welche weniger? Gibt es genügend Platz und Personal für Gespräche? Und nicht zuletzt auch: Lohnt sich die Messeteilnahme überhaupt?

Einige Messegesellschaften haben bereits Pilotprojekte zum Besucher-Tracking gestartet. Derzeit gilt es zunächst noch, grundlegende Standards für die Übertragungstechnologie zu ermitteln. Sobald das geschehen ist, ist eine rasche Etablierung des Besucher-Trackings zu erwarten.

Online-Konfiguratoren: Standbau und Logistik per Klick

Ohne Messestand keine Messepräsenz. Die Planung und Organisation des Standes verlangt Ausstellern im Vorfeld einer Messe viel Zeit und Planungsaufwand ab: Es gilt Messebauer zu kontaktieren, Angebote einzuholen und am Ende einen verlässlichen Servicepartner zu finden, der alle Aspekte des Messebaus von der Planung über die Ausstattung bis hin zum Auf- und Abbau umsetzt. Gleichzeitig müssen die Kosten für den Messestand ins Budget des Ausstellers passen.

Der Trend zur digitalen Standbuchung kommt Ausstellern deshalb wie gerufen. Per Online-Konfigurator – ein Service, den immer mehr Veranstalter und Messegesellschaften anbieten – kann der Messestand zunächst ganz unverbindlich geplant werden. Eine Auswahl vorkonfigurierter Stände bietet einen Überblick über Bau- und Design-Möglichkeiten. Auf Grundlage einiger individueller Angaben (z.B. Standgröße, Standtyp) stellt das Tool in wenigen Klicks einen Entwurf des gewünschten Standes zusammen, Preisangabe inklusive. Die verbindliche Bestellung erfolgt schnell und unkompliziert, ohne den Umweg über einen Vertriebsmitarbeiter. Und das Beste: Die gesamte Messelogistik (Transport, Auf-/Abbau, Anschlüsse) ist bereits in der Standbuchung inbegriffen.

Vernetzung und Lead-Generierung: It‘s a match

Beim Aufeinandertreffen von Ausstellern und Besuchern am Messestand wird im digitalen Zeitalter nichts mehr dem Zufall überlassen. Schließlich ist die Messezeit knapp und nur passende Kontakte können zu aussichtsreichen Leads konvertiert werden. Matchmaking Tools sind digitale Helfer zum Anbahnen solcher gewinnbringender Kontakte. Sie können bei immer mehr Messen und Veranstaltungen im Zuge der Anmeldung zugebucht werden.

Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Während Aussteller möglichst detaillierte Informationen über ihre Produkte zur Verfügung stellen sowie spezifische Zielgruppen festlegen, geben Messebesucher Interessengebiete sowie ihre Rolle im Unternehmen an. Das Matchmaking Tool übernimmt den Interessenabgleich und ermöglicht so die direkte Kontaktaufnahme – auch schon vor dem eigentlichen Messetermin.

Händlerportale: Messen als Ganzjahresgeschäft

Einkaufsprozesse im B2B-Business werden immer digitaler. Einer Studie zufolge wollen Unternehmen bis zum Jahr 2050 ihre Einkäufe zu 50 Prozent online tätigen. Eine klare Botschaft an Messen und Events: Geschäfte werden längst nicht nur während weniger Messetage im Jahr gemacht. Händler benötigen ganzjährigen Zugriff auf Produkte und zugehörige Informationen wie Preise, Verfügbarkeit und Lieferzeiten. Auf diese Anforderung reagieren erste Veranstalter mit der Einrichtung entsprechender Online-Infrastrukturen. In Online-Handelsportalen finden Händler und Lieferanten zielgenau zueinander. Für Einkäufer entfällt so das zeitintensive manuelle Ordern bei einzelnen Anbietern während der Messe. Und den Ausstellern verhelfen Online-Handelsplattformen zu einem stabilen Ganzjahresgeschäft.

Stichwort Nachhaltigkeit

Immer mehr ausstellende Unternehmen legen Wert auf einen möglichst nachhaltigen Messeauftritt und erwarten auch seitens der Veranstalter entsprechende Bemühungen. Erfreulicherweise unterstützen viele Digitalisierungsmaßnahmen einen möglichst kleinen ökologischen Fußabdruck. Dies gilt vor allem für eine Reihe von papierlosen Informations- und Orientierungshilfen für Messebesucher, die inzwischen zum Standard der meisten Veranstalter gehören: Messe-Apps bündeln Ticketinformationen, Ausstellerverzeichnisse, Geländepläne sowie Infos zu Anreise, Messeumfeld und Rahmenprogramm. Flyer und Infobroschüren werden damit obsolet. Lagepläne auf großen LED-Bildschirmen bieten ebenfalls ressourcenschonende Orientierung. Ebenso ist für Aussteller digitale Werbung über die Displays möglich, die das Drucken von Plakaten unnötig macht. Der bewusste Umgang mit Ressourcen ist für umweltbewusste Aussteller nicht zuletzt ein Image- und Vertrauensfaktor, mit dem sie bei potentiellen Kunden punkten können.

Quellen

Schlagwörter / Themen
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