Gespräche führen: 10 goldene Regeln für die Kommunikation am Messestand

Gespräche führen: 10 goldene Regeln für die Kommunikation am Messestand
Alles richtig gemacht beim Messegespräch? Dann rückt ein neuer Auftrag in greifbare Nähe.
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Am Messestand ist Reden Gold. Denn neue Kunden werden vor allem im persönlichen Gespräch vom Angebot überzeugt. Deshalb sollte die Kommunikationsstrategie schon vor dem Messetermin eingeübt werden.

Der Messestand steht, die Produkte strahlen, die Dienstleistungen sind innovativ. Dem Messeerfolg sollte nichts mehr im Wege stehen – oder? Mindestens genau so wichtig wie eine optisch und inhaltlich ansprechende Angebotspräsentation ist die gelungene Gesprächsführung mit den Besuchern am Messestand. Hier macht der Ton die Musik. Denn Standbesucher wollen weder mit endlosen Monologen abgeschreckt noch mit Ignoranz gestraft werden. Dafür braucht es nicht zuletzt kontaktfreudige, redegewandte Standmitarbeiter, die Informationen zu individuellen Anliegen der Besucher punktgenau an den Mann oder die Frau bringen. Wir verraten Ihnen zehn Strategien, um die Kommunikation am Messestand erfolgreich zu gestalten.

(1) Das richtige Personal wählen – Soft und Hard Skills

Die Grundvoraussetzung für alle Mitarbeiter am Messestand lautet: Motivation! Nur wer Lust hat, sein Unternehmen zu repräsentieren, kann auch Messebesucher überzeugen. Neben selbstverständlichen Soft Skills wie Freundlichkeit und guten Umgangsformen sind fundierte Kenntnisse über das Angebot am Messestand wichtig. Achten Sie bei der Zusammenstellung des Messeteams auf ausgewogene Kompetenzen. Das Personal sollte etwa zu gleichen Teilen aus kaufmännischen und fachlichen Mitarbeitern bestehen. So können alle aufkommenden Kundenfragen ausführlich beantwortet werden. Idealerweise bringen Standmitarbeiter außerdem folgende Eigenschaften und Kenntnisse mit:

  • sicheres Auftreten
  • Kontaktfreudigkeit
  • gepflegtes Äußeres
  • gutes sprachliches Ausdrucksvermögen
  • Fremdsprachenkenntnisse

(2) Standmitarbeiter schulen – Vorbereitung ist alles

Freundliche Plaudereien am Messestand sind erfreulich, doch sie sollten auch der unternehmerischen Strategie dienen. Egal, ob das Ziel Neukundengewinnung, Steigerung der Bekanntheit oder Präsentation neuer Produkte lautet – Ihre Mitarbeiter sollten im Vorfeld entsprechend geschult werden und wissen, welche Standbesucher für die Erreichung dieses Ziels besonders wertvoll sind. Standmitarbeiter sollten außerdem das eigene Angebotsspektrum erklären können, über Preise Bescheid wissen und die eigene Zielgruppe sowie Wettbewerber kennen. Eine Standordnung sowie ein detaillierter Dienstplan regeln den konkreten Aufgabenbereich jedes einzelnen Mitarbeiters. In einem speziellen Messetraining können außerdem vor dem Messetermin typische Gesprächsverläufe von der Begrüßung über Small Talk bis hin zur Angebotserstellung eingeübt werden

(3) Gut dastehen – Körpersprache

Noch bevor es zur direkten verbalen Kommunikation im Messegespräch kommt, nehmen Besucher indirekt Informationen vom Standpersonal wahr. Die Körpersprache der Mitarbeiter sollte Gesprächsbereitschaft signalisieren. Verschränkte Arme, eine abgewandte Haltung und Hände in den Hosentaschen sind da eher kontraproduktiv. Ebenso wirken angeregte Privatgespräche unter Standmitarbeitern und Herumtippen auf dem Mobiltelefon wenig einladend auf den interessierten Messebesucher. Machen Sie‘s besser: Mit einer aufrechten Körperhaltung und einem freundlichen Gesichtsausdruck zeigen Sie Präsenz am Stand. Signalisieren Sie Interessenten mit einem Nicken oder Lächeln, dass Sie sie wahrgenommen haben, bevor Sie ein Gespräch starten. Das ermutigt zur Kontaktaufnahme.

(4) Gut aussehen – das Outfit

Ebenfalls nicht zu vernachlässigen: das Messe-Outfit. Der klassische Business-Look – Herren im Anzug, Damen in Kostüm oder Hosenanzug – punktet hier nach wie vor in Sachen Seriosität. Da Mitarbeiter am Stand leicht als solche zu identifizieren sein sollten, empfehlen sich darüber hinaus einheitliche Accessoires oder Farben. Im Idealfall sind sie passend zur Gestaltung des Messestands und der Corporate Identity gewählt. Dezente Wiedererkennungsmerkmale im Mitarbeiter-Outfit sind etwa Logostickereien, farblich abgestimmte Krawatten oder Halstücher oder – im weniger förmlichen Kontext – auch Aufdrucke im Brust- oder Rückenbereich.

(5) In Dialog treten – die Gesprächseröffnung

Hat ein Besucher Ihren Messestand betreten, geben Sie ihm zunächst Zeit sich umzuschauen und zu orientieren. Beobachten Sie dabei seine Interessen, beispielsweise, welche Exponate er länger betrachtet. Vermeiden Sie in dieser Situation unbedingt das berüchtigte „Kann ich Ihnen helfen?“ Diese Frage ist so unkonkret wie uncharmant. Im schlechtesten Falle beendet sie ein Gespräch so schnell wie es begonnen hat mit einem „Nein danke, ich möchte nur schauen“, ohne dass Sie herausgefunden haben, welches Anliegen der Messebesucher hat. Gleichzeitig suggerieren Sie, dass sich der Interessent in einer hilfsbedürftigen Position befindet. Besser: Begegnen Sie dem Kunden mit einer freundlichen Begrüßung und kurzer Vorstellung und bieten Sie ihm beispielsweise ein Erklärung oder Vorführung des eben betrachteten Produkts an. So entsteht schnell ein Dialog.

(6) Fragen stellen – der Kunde spricht

Gestalten Sie den Gesprächseinstieg möglichst mit einer offenen Frage, die den Messebesucher zum Erzählen anregt und seine Expertise, seine Position im Unternehmen und das Problem, für das er eine Lösung sucht, herausstellt. Eine solche Frage kann beispielsweise sein, mit welchem Ziel der Besucher auf die Messe gekommen ist oder mit welcher Lösung sein Unternehmen aktuell arbeitet. Verlegen Sie sich auf die Rolle des Fragestellers und lassen Sie dem Kunden den größeren Redeanteil. Das Verhältnis der Redezeiten von Standmitarbeiter und Standbesucher sollte etwa 30:70 sein. Entsprechend der vorher festgelegten Messeziele sollten Sie die Gesprächsführung auf die für Sie „besonders wertvollen“ Messebesucher ausrichten, das heißt diejenigen, die zu Ihren Messezielen passen. Also gilt es schnell und möglichst elegant herauszufinden, ob ein Kauf- oder Partnerschaftsinteresse vorhanden ist und ob es sich um einen Entscheider oder etwa um einen Mitbewerber handelt.

(7) Die Perspektive wechseln – durch die Augen des Kunden

Kein Messebesucher möchte sich Vorträge darüber anhören, für wie großartig Sie Ihr Produkt oder Ihr Unternehmen halten. Wichtig für den Kunden ist allein, ob das Produkt oder die Dienstleistung einen Nutzen für ihn und sein Problem bietet. Es kommt also darauf an, die positiven Eigenschaften Ihres Angebots auf die konkreten Bedürfnisse Ihres Kunden zu beziehen. Wechseln Sie dazu auch sprachlich die Perspektive: vom „wir“ zum „Sie“. Erklären Sie Benefits nicht mit „Unser Produkt kann …“, sondern mit Aussagen wie „Das Produkt bietet für Sie den Vorteil, dass…“. Das Kundengespräch insgesamt profitiert von einer Kommunikationshaltung, die den Messebesucher und sein Anliegen in den Mittelpunkt stellt. Dazu gehört auch, Einwände und Zweifel des Kunden zu ermitteln und Lösungen dafür anzubieten.

(8) Gesprächszeit begrenzen – in der Kürze liegt die Würze

Ist das Messegespräch einmal erfolgreich in Gang gekommen, gilt es, den Bogen vom Informations- zum Verkaufsgespräch zu schlagen – sofern es sich um einen Gesprächspartner handelt, der zur vorher definierten Zielgruppe gehört. Da auch auf der Messe Zeit Geld ist, und besonders bei großem Besucherandrang am Messestand effizient vorgegangen werden muss, sollten Sie die Gesprächszeit von vornherein limitieren. Das sollte natürlich nicht mit dem obersten Gebot der Freundlichkeit kollidieren. Entspricht ein Standbesucher nicht Ihrer Zielgruppe, halten Sie das Gespräch kurz. Machen Sie eine sprachliche Trennung, etwa mit einem abschließenden „Haben Sie noch Fragen zu unserem Produkt?“ und bieten Sie dann an, Informationsmaterial zuzusenden oder ein weiteres Gespräch nach der Messe zu führen. Vielversprechenden Kunden sollten Sie dagegen mehr Zeit widmen. Ist echtes Interesse vorhanden, sollte das Gespräch trotzdem maximal 30 Minuten dauern. Dieser Zeitrahmen gibt Ihnen die Möglichkeit, auch weiteren potentiellen Neukunden genügend Aufmerksamkeit widmen zu können. Um Details zu besprechen, eignet sich ein zeitnaher Termin nach der Messe ohnehin besser. Vereinbaren Sie diesen direkt vor Ort!

(9) Gespräche dokumentieren – der Leadbogen

Durch ein gutes Verkaufsgespräch navigiert sie am besten ein im Vorfeld erarbeiteter Gesprächsleitfaden innerhalb eines Leadbogens. Er strukturiert das Gespräch und vermeidet zu sehr vom Thema abzukommen. Außerdem erfasst er die wichtigsten Kundeninformationen: Kontaktdaten, Position im Unternehmen, Bedürfnisse und Erwartungen sowie Budget und eventuell einen Folgetermin. Zur Dokumentation von Gesprächen können Sie entweder eine klassische handschriftliche Notiz anfertigen oder aber einen digitalen Leadbogen in einer Lead Management App nutzen. Letzteres macht einen professionellen Eindruck und erspart Zeit, um Papiernotizen im Messenachgang zeitaufwändig ins unternehmenseigene Kundensystem zu übernehmen. Auch Visitenkarten können per App schnell eingescannt werden, womit die Kontaktdaten für die weitere Kommunikation gesichert sind. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass durch das Ausfüllen des Formulars das Gespräch nicht ins Stocken gerät. Wichtig ist die Erfassung Ihrer Messegespräch in jedem Fall. Denn erstaunlicherweise passiert es noch immer viel zu häufig, dass interessierte Messebesucher nach einem Gespräch keine Rückmeldung erhalten. Damit verläuft eine eigentlich erfolgreiche Erstkommunikation im Sande und hinterlässt beim Interessenten einen schlechten Eindruck Ihres Unternehmens.

(10) Pause machen – erholte Mitarbeiter können mehr

Selbst der motivierteste Standmitarbeiter braucht mal eine Pause, um neue Energie zu tanken, zu essen und zu trinken, sich die Beine zu vertreten oder sich einfach einmal hinzusetzen. Spätestens nach drei Stunden sollte jedem Standmitarbeiter eine angemessen lange Erholungsphase gegönnt werden. Wichtig: Alles was nicht der Repräsentation des Unternehmens dient, sollte außerhalb des Messestandes geschehen. Das betrifft vor allem die Nahrungsaufnahme, private Handynutzung und sportliche Ausgleichsgymnastik. Standbesucher empfinden sich in solchen Situationen schnell als störend oder sind peinlich berührt und werden schnell weitergehen. Besonders bei mehrtägiger Messepräsenz gilt: Nur ausgeruhtes Standpersonal ist gutes Standpersonal. Sorgen Sie dafür, dass allen Mitarbeitern genügend Erholungszeit zur Verfügung steht. Alkoholkonsum und Feierlichkeiten sollten auf ein Minimum begrenzt werden. Nur ein zu 100 % einsatzfähiger Mitarbeiter ist in der Lage, die Kommunikation am Messestand zum Erfolg zu machen.

Quellen

Schlagwörter / Themen
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