Catch your leads: Lead Management rund um die Messe

Catch your leads: Lead Management rund um die Messe
Gelingendes Lead Management benötigt Planung und Strategie
Foto: denisismagilov / Adobe Stock

Lead-Generierung lautet eines der wichtigsten Messeziele von Ausstellern. Doch die Gewinnung neuer Kunden ist kein Selbstläufer, sondern bedarf gezielter Maßnahmen schon lange vor dem Messetermin.

Messen sind seit jeher wichtige Treffpunkte zur Pflege bestehender Kundenbeziehungen und zur Anbahnung neuer Kontakte. Gespräche werden geführt, Visitenkarten ausgetauscht und im besten Fall kommt es im Nachgang der Messe zu zahlreichen Vertragsabschlüssen. Doch ganz so simpel, wie es klingt, ist es nicht. Das Messegeschäft hat sich beschleunigt, der Faktor Zeit ist ein nicht zu unterschätzendes Kriterium. Um das Ziel Neukundengewinnung umzusetzen, muss ein Messeauftritt heutzutage detailliert durchdacht und vorausschauend geplant werden. Lead Management lautet das Stichwort. Was das genau ist und wie eine klare Strategie schon im Vorfeld einer Messe die Weichen für den Erfolg stellen kann, erfahren Sie hier.

Lead Management – was ist das?

Unter dem Begriff Lead Management lassen sich sämtliche Maßnahmen vor, während und nach einer Messe zusammenfassen, die zur Gewinnung von kontaktbereiten Interessenten, sogenannten Leads, und deren Umwandlung zu Kunden durchgeführt werden. Die beiden wichtigsten Elemente sind dabei eine persönliche Ansprache sowie informativer Content mit Mehrwert, durch den Schritt für Schritt das Vertrauen potentieller Kunden gewonnen wird.

Lead Management existierte bereits vor dem digitalen Zeitalter. Wurden früher Kontakte per Kaltakquise angebahnt, etwa über Briefe, Printanzeigen oder TV-Werbung, werden heute überwiegend Online-Kanäle genutzt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Aktivitäten mit hohen Streuverlusten sind zielgerichteten Kampagnen gewichen. Modernes Lead Management setzt darüber hinaus auf technische Tools, die einen Großteil der Datenverarbeitungsprozesse automatisieren, vereinfachen und darüber hinaus Ergebnisse leicht messbar machen.

Lead-Generierung schon vor der Messe: Content is king!

Eine Untersuchung der AUMA, Verband der deutschen Messewirtschaft, ergab, dass im Jahr 2018 Stammkundenpflege und Neukundengewinnung die beiden wichtigsten Messeziele der ausstellenden Unternehmen waren. Für eine möglichst erfolgreiche Lead-Generierung während der Messe sollten schon im Vorfeld genügend Informationen gestreut werden, um potentielle Kunden auf die Messeteilnahme aufmerksam zu machen. Hier ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb gefragt. Wichtige Fragen, die gemeinsam geklärt werden sollten, sind etwa:

  • Welche Zielgruppe ist am wichtigsten?
  • Welche Vorlieben und Bedürfnisse hat sie?
  • Welche Formen und Kanäle der Kommunikation werden von der Zielgruppe bevorzugt?

Sind diese Fragen beantwortet, legt eine Content-Strategie fest, welche Kanäle wann und mit welchen Inhalten bespielt werden. Folgende Kommunikationswege können berücksichtigt werden:

  • E-Mail-Marketing mit Einladung und Informationen zur Messe
  • Pressemitteilungen
  • Beiträge in den sozialen Medien
  • Blogbeiträge mit Hintergrundinformationen
  • Whitepaper
  • Bereitstellung von Gratistools
  • Verlosungen
  • Landing Page auf der Unternehmenswebseite

Wichtig bei all diesen Maßnahmen ist im Hinterkopf zu behalten, dass Interessenten sich vor einem Messebesuch zunächst umfassend und unabhängig über benötigte Problemlösungen informieren wollen. Im Rahmen des Lead-Nuturing-Prozesses möchten potentielle Kunden also zunächst mit informativen, weiterführenden Inhalten „gefüttert“ werden ohne sich bereits durch offensive Marketingbotschaften zu einer Entscheidung gedrängt zu fühlen. Im Idealfall finden potentielle Leads so selbst den Weg zum Unternehmen, ohne sich aufdringlich umworben zu fühlen. Die Kontaktanbahnung auf der Messe wird dadurch deutlich erleichtert.

Vor Ort: Lead Management am Messestand

Waren die bisherigen Vorbereitungen erfolgreich, sollten zahlreiche potentielle Interessenten an den Messestand strömen.

An dieser Stelle sei noch einmal auf vermeintliche Selbstverständlichkeiten hingewiesen, für die vor Ort unbedingt gesorgt sein sollte:

  • ansprechender, Aufmerksamkeit generierender Messestand
  • gut geschultes, qualifiziertes Standpersonal
  • ausreichend Informationsmaterial im Corporate Design

Jetzt geht es darum, individuell und fundiert auf die Anliegen der Standbesucher einzugehen, konkrete Bedürfnisse sowie Kontaktdaten abzufragen, die neuen Kontakte hinsichtlich ihres Lead-Potentials zu bewerten und möglichst schnell an den Vertrieb weiterzugeben. Hier sollte wenig Zeit verloren werden: Studien ergaben, dass bis zu 50 Prozent der Aufträge an denjenigen Anbieter gehen, der sich nach einem Gespräch am Messestand am schnellsten zurückmeldet.

Um die zeitkritische Phase zwischen Erstkontakt am Messestand und Follow-up im Posteingang zu minimieren, bietet digitales Lead Management klare Vorteile und wertvolle Tools.

Digitale Lead-Erfassung per App

Inzwischen gibt es eine große Auswahl an Lead Management Apps, die die Dokumentation der Kontaktaufnahme, das Digitalisieren von Kontaktdaten aus Visitenkarten und die direkte Weitergabe der Daten an das unternehmensinterne Kontakt-Management vereinfachen und beschleunigen. Mit einer solchen App können Sie beispielsweise:

  • Visitenkarten per Scan einlesen und in digitale Datensätze umwandeln
  • Ergänzende Notizen zu Kontakten hinzufügen
  • Direkt E-Mails oder Nachrichten inklusive Dokumente an neue Kontakte versenden
  • Gesprächsleitfäden und Lead-Fragebögen erstellen und so auf der Messe Kundenbedürfnisse gleich digital erfassen

und Vieles mehr.

Digitales Lead Management bietet damit eine ganze Reihe an Vorteilen: Der zeitgemäße Auftritt mit Smartphone oder Tablet am Messestand sorgt für einen professionelle Eindruck. Zudem unterstützen im Vorfeld erstellte Lead-Fragebögen ein strukturiertes und zielführendes Kundengespräch. Außerdem gehen durch die digitale Erfassung von Visitenkartendaten keine wichtigen Informationen mehr verloren. Und am allerwichtigsten: Das aufwändige Übertragen händisch aufgenommener Kontaktdaten und Anfragen im Nachgang der Messe entfällt. Das ermöglicht eine zeitnahe Rückmeldung an neue Kontakte.

Ein wichtiger Hinweis: Zur Kontaktaufnahme mit neuen Interessenten wird entsprechend der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unbedingt die ausdrückliche Zustimmung der Kontakte benötigt. Viele Lead Management Apps bieten für die Einwilligungserklärung eine entsprechende Funktionalität.

Fazit

Gute Planung und eine durchdachte Strategie sind die wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Lead Management. Die Zielgruppe für das eigene Angebot sollte klar definiert sein und entsprechende Themen sowie Kommunikationskanäle für ihre Ansprache genutzt werden. In Kombination mit der Anwendung moderner Tools zur digitalen Erfassung von Kontakten sind die Erfolgsaussichten für gelingendes Lead Management bestens.

Quellen

Schlagwörter / Themen
Alle Angaben ohne Gewähr und Anspruch auf Vollständigkeit

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